Exenciones comunes a las solicitudes de FOIA | Solicitud de registros del DMV | Sus derechos en virtud de la FOIA | Responsabilidades del DMV al responder a su solicitud | Costos
La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA, por sus siglas en inglés), ubicada en §2.2-3700 et. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Mancomunidad y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a ciertos registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.
Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de, un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.
La divulgación de información del Departamento de Vehículos Motorizados (DMV) también se rige por la Ley Federal de Protección de la Privacidad del Conductor (18 USC §§ 2721 a 2725) y por VA. Código §§ 46.2-208 hasta 214. Estos estatutos prohíben que el DMV divulgue información personal, del conductor y del vehículo recopilada en la administración de las leyes de vehículos motorizados de Virginia, a menos que la divulgación de dicha información cumpla con una de las condiciones especificadas en Va. Código §§ 46.2-208 A través de 214 se pagan las tarifas aplicables.
Sus derechos en virtud de la FOIA
- Tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de registros públicos no privilegiados, o ambos.
- Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
- Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.
Solicitud de registros del DMV
- Puede solicitar registros por correo, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. No está obligado a declarar específicamente que está solicitando registros en virtud de la FOIA.
- La FOIA no requiere que presente su solicitud por escrito; sin embargo, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud hacerlo. Enviar su solicitud por escrito crea un registro de su solicitud. También ayuda a evitar un malentendido sobre una solicitud verbal al proporcionar una declaración clara de los registros que está aplicar. Sin embargo, el DMV no puede negar a responder a su solicitud de FOIA si elige no ponerla por escrito.
- Su solicitud debe identificar los registros que está buscando con "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común y no se refiere ni limita el volumen o la cantidad de registros que está aplicar. En cambio, la especificidad razonable estipula que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
- Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho a inspeccionar o copiar los registros. La FOIA no se aplica a una situación en la que usted está haciendo preguntas generales sobre el trabajo del DMV, ni requiere que el DMV cree un registro que no existe.
- Usted puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el DMV en el curso regular de sus negocios. Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un medio de almacenamiento físico, o como una copia impresa.
- Por favor, coopere con cualquier esfuerzo del personal del DMV para aclarar el tipo de registros que está buscando o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que tengamos que discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.
- Solicitudes directas de FOIA, preguntas sobre FOIA y consultas relacionadas con el estado de una solicitud de FOIA presentada al funcionario de FOIA del DMV:
Shana C. Saunders
Departamento de Vehículos Motorizados de Virginia
Servicios de gestión de datos
A la atención de: FOIA
Apartado de correos 27412
Richmond, VA 23269
Solicitudes por correo electrónico: foia@dmv.virginia.gov
Teléfono: (804) 482-3528
Número de fax: (804) 367-0363
También puede dirigir sus preguntas sobre la FOIA al Consejo Asesor de Libertad de Información de la siguiente manera:
Correo electrónico: foiacouncil@leg.state.va.us
Teléfono: (804) 225-3056 o [línea gratuita] 1-866-448-4100.
Responsabilidades del DMV al responder a su solicitud
- El DMV debe responder a su solicitud de información dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "primer día" se considera el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
- No tiene que proporcionar una razón para su solicitud de FOIA. Sin embargo, la FOIA permite que el DMV aplicar su nombre y dirección legal.
- La FOIA requiere que el DMV dé una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
- Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
- Retenemos todos los registros que ha solicitado porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si todos los registros están siendo retenidos, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen, e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.
- Proporcionamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros registros. No podemos retener un registro completo si solo una parte de él está sujeto a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que se puede retener y debemos proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros solicitados.
- Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
- Si es prácticamente imposible que el DMV responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos declararlo por escrito y explicarle las condiciones que hacen que la respuesta sea imposible. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud
- Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, el DMV hará un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a su solicitud de registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.
Costos
- Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados y hará todos los esfuerzos razonables para suministrar los registros solicitados al menor costo posible. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las actividades generales del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Antes de realizar una búsqueda de registros, el organismo público notificará al solicitante por escrito que el organismo público puede hacer cargos razonables que no excedan su costo real incurrido en el acceso, duplicación, suministro o búsqueda de registros solicitados y preguntar al solicitante si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados como se establece en la subsección F de los § 2.2-3704 del Código de Virginia.
- Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, le pediremos que pague un depósito, que no exceda el monto de la cotización, antes de proceder con una respuesta. Le informaremos de cualquier costo anticipado que excederá los $200 incluso si no aplicar una cotización por adelantado. Los cinco días que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo entre el momento en que aplicar un depósito y el momento en que responde.
- Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
- Si usted debe dinero al DMV de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar por más de 30 días, el DMV puede requerir el pago de la factura vencida antes de que responda a su nueva solicitud FOIA.
- El DMV ha establecido tarifas para las solicitudes estándar que se pueden ver en la Tabla de Tarifas del DMV (DMV 201).
- En el caso de las solicitudes de registros que no figuran en la tabla de tarifas, las tarifas se evalúan en función de las horas de tiempo del personal necesarias para proporcionar un conjunto completo de registros de respuesta, lo que incluye la búsqueda, la revisión y la redacción si es necesario. En la mayoría de los casos se utiliza una tarifa administrativa por hora. Sin embargo, si la solicitud solo puede ser completada por un empleado específico, la tarifa por hora de ese empleado individual se utiliza para evaluar la tarifa. La tarifa administrativa actual por hora del DMV es de $29.06.
- Si desea que se le impriman y se le envíen por correo los registros que solicita, un0de $.10 tarifa por página se agregará al costo indicado anteriormente. Si se requiere envío, el monto real del costo de envío también se agregará a la tarifa. No hay ningún cargo adicional para los registros producidos electrónicamente.
Tipos de Registros Mantenidos por el DMV
El DMV mantiene una amplia variedad de registros públicos, que incluyen, entre otros:
- Políticas y procedimientos relacionados con la administración de la agencia de vehículos motorizados y leyes relacionadas con los impuestos
- Registros de conductores
- Registros del vehículo
- Registros de autotransportistas
- Registros relacionados con matrículas
- Registros de impuestos sobre los combustibles
- Registros de impuestos sobre alquileres
- Registros relacionados con Permisos de Acarreo
- Registros relacionados con vehículos de salvamento y no reparables
- Registros relacionados con accidentes automovilísticos y datos de choques
- Registros sobre contratos celebrados por el DMV
- Registros relacionados con la información financiera y presupuestaria del DMV
- Registros relacionados con los programas de seguridad vial
- Registros relacionados con las adquisiciones del DMV
- Registros de personal concernientes a empleados y funcionarios del DMV
Tenga en cuenta que la totalidad o parte de algunos de los registros de esta lista están exentos de divulgación pública, como se explica con más detalle en la siguiente sección en la que se analizan las exenciones comunes a las solicitudes de la FOIA.
Exenciones comunes a las solicitudes de FOIA
El Código de Virginia permite al DMV retener ciertos registros de la divulgación pública. El DMV comúnmente retiene registros sujetos a exenciones provistas en los siguientes estatutos:
- La Ley Federal de Protección de la Privacidad del Conductor 18 USC §§ 2721-2725
- Código de Virginia §§ 46.2-208 hasta 46.2-214
- Aquellos registros exentos de las solicitudes de FOIA por los estatutos de la FOIA de Virginia, § 2.2-3700 et seq. del Código de Virginia, incluidos, entre otros:
- Expedientes de personal, § 2.2-3705.1(1)
- Registros sujetos al privilegio abogado-cliente, § 2.2-3705.1 (2) o producto del trabajo del abogado, § 2.2-3705.1 (3)
- Información de propiedad exclusiva del proveedor, § 2.2-3705.1 (6)
- Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato, § 2.2-3705.1 (12)
Comentarios
Para proporcionar comentarios al Consejo Asesor de Libertad de Información con respecto a la calidad de la asistencia que le brindó cualquier organismo público, haga clic aquí para descargar el Formulario de comentarios públicos del solicitante del Consejo de FOIA. Adicionalmente. a continuación se muestran enlaces al sitio web del Consejo de la FOIA.