Además de las leyes federales, Virginia tiene algunas de las leyes de protección de datos del consumidor más estrictas del país.
Estas leyes controlan cómo el DMV protege y divulga su información.
Leyes de privacidad | Divulgación de información del DMV | Cuándo el DMV puede compartir información | Información que no se puede compartir | Métodos de divulgación de datos | Ley de Libertad de Información | Corredores de datos | Controles del DMV | Ingresos por publicación de datos
Leyes de privacidad
La Ley de Protección de la Privacidad del Conductor (DPPA, por sus siglas en inglés) es una ley federal que protege la información de identificación personal, como fotografías, números de Seguro Social e información médica, para que no se divulgue, excepto en ciertas circunstancias identificadas.
Según la ley estatal, la información personal, así como la información del vehículo y la información del conductor, se consideran privilegiadas y no pueden divulgarse sin que el solicitante cumpla con ciertos criterios identificados en Va. Código § 46.2-208.
Código de Virginia § 2.2-3801 establece que la información personal incluye:
- Datos que describen, localizan o indexan cualquier cosa sobre un individuo, incluidos, entre otros, su número de Seguro Social, número de licencia de conducir, número de identificación emitido por la agencia, número de identificación de estudiante, tenencias de bienes inmuebles o personales derivados de declaraciones de impuestos y su educación, transacciones financieras, historial médico, ascendencia, religión, ideología política, antecedentes penales o laborales.
- Datos que proporcionan una base para inferir características personales de la persona, como huellas dactilares y de voz, fotografías o cosas hechas por o para dicha persona; y el registro de su presencia, registro o membresía en una organización o actividad, o admisión a una institución.
Divulgación de información del DMV
El DMV solo divulga información del cliente cuando lo permiten o lo exigen las leyes federales y estatales citadas anteriormente.
La divulgación de datos almacenados en las bases de datos del DMV proporciona muchos beneficios a los consumidores, tales como:
- Permitir a los fabricantes identificar a los clientes con vehículos retirados del mercado
- Ayudar a los empleados que buscan puestos de trabajo relacionados con la conducción
- Ayudar a los clientes que solicitan cotizaciones de seguros para demostrar su historial de manejo seguro
- Ayudar a los posibles compradores mediante el desarrollo de informes del historial del vehículo
Cuándo el DMV puede compartir información
Según la ley, el DMV puede compartir datos para los fines limitados que se enumeran aquí.
- Para uso en relación con asuntos de seguridad y robo de vehículos motorizados o conductores, monitoreo del rendimiento de vehículos motorizados y concesionarios por parte de fabricantes de vehículos motorizados, emisiones de vehículos motorizados, alteraciones de productos de vehículos motorizados, retiros del mercado o avisos. Esta disposición es obligatoria y el DMV debe divulgar información para estos fines. 18 U.S.C. §2721(b); Código de Virginia § 46.2-209.
- Para uso de cualquier agencia gubernamental, incluido cualquier tribunal o agencia de aplicación de la ley, en el desempeño de sus funciones. 18 USC §2721 (b)(1). En virtud de la ley de Virginia, el DMV puede negar a facilitar datos a una entidad gubernamental si ésta no establece la autoridad suficiente para demostrar que el fin para el que se empleará la información es una de las funciones oficiales del solicitante. Virginia. Código § 46.2-208(B)(9).
- Para uso en relación con actividades de investigación de mercado de vehículos de motor, incluida la investigación de encuestas. 18 U.S.C. §2721 (b)(2); 18 U.S.C. §2721 (b)(5); Virginia. Código § 46.2-209. Los datos divulgados en virtud de esta disposición no se pueden utilizar para la solicitud de ventas.
- Al interesado, a su tutor o agente autorizado, o al padre de un menor de edad. Además, la información del vehículo puede ser divulgada al propietario del vehículo. Virginia. Código 46.2-208(B)(4).
- Para verificar o corregir la exactitud de la información proporcionada por una empresa para su uso en la realización de sus negocios. La información personal divulgada en virtud de esta disposición solo se puede utilizar con el fin de buscar recursos que requieran localizar a una persona. 18 U.S.C. §2721 (b)(3); Virginia. Código § 46.2-208(B)(6).
- Para su uso en relación con cualquier procedimiento civil, penal, administrativo o arbitral en cualquier tribunal o agencia o ante cualquier organismo autorregulador en virtud de una orden o citación judicial. 18 U.S.C. §2721 (b)(4); Virginia. Código § 46.2-208(B)(9).
- Para uso de cualquier asegurador u organización de apoyo a seguros, o por una entidad autoasegurada, o sus agentes, empleados o contratistas, en relación con actividades de investigación de reclamaciones, actividades antifraude, calificación o suscripción. 18 U.S.C. §2721 (b)(6); Virginia. Código 46.2-208(B) (5); Virginia. Código 46.2-208(B)(18).
- La información del vehículo puede ser divulgada a una organización comercial, sin información personal, previa solicitud por escrito. Virginia. Código 46.2-208(B)(7).
- Para uso en la notificación a los propietarios de vehículos remolcados o incautados. 18 U.S.C. §2721 (b)(7); Virginia. Código § 46.2-644.03.
- Para uso de cualquier agencia de investigación privada con licencia o servicio de seguridad con licencia para cualquier propósito permitido por la Ley de Protección de la Privacidad del Conductor. 18 U.S.C. §2721 (b)(8). La ley de Virginia restringe aún más esta disposición al exigir que el agente de cumplimiento tenga licencia del Departamento de Servicios de Justicia Penal de Virginia y limita la divulgación al nombre y la dirección del propietario de un vehículo. Virginia. Código § 46.2-208(B)(20).
- Para obtener información de manejo de los titulares de licencias por parte de los empleadores y posibles empleadores. 18 U.S.C. §2721 (b)(9); Virginia. Código § 46.2-208(B)(11). Los empleados y posibles empleados que no tengan una licencia de conducir comercial deben dar su consentimiento antes de que el DMV divulgue cualquier dato de manejo.
- Para que ciertas organizaciones benéficas identificadas obtengan información de manejo para voluntarios con el consentimiento de la persona. Virginia. Código § 46.2-208(B)(12) a través de Va. Código § 46.2-208(B)(14).
- Para uso en relación con la operación de instalaciones de peaje, sistemas de monitoreo fotográfico de semáforos, sistemas de monitoreo de video o monitoreo de velocidad fotográfica, el DMV puede divulgar información del propietario del vehículo. 18 U.S.C. §2721 (b)(10); Virginia. Código § 46.2-208(B) (21); Virginia. Código § 46.2-208(B) (31); Virginia. Código § 46.2-208(B)(32).
- La información médica solo puede ser divulgada a un médico, asistente médico o enfermera practicante de acuerdo con un procedimiento bajo Va. Código §§ 46.2-321 y 46.2-322.
- La información de manejo puede compartirse con compañías de alquiler y arrendamiento de vehículos motorizados. Virginia. Código § 46.2-208(B)(8).
- El nombre y la dirección del propietario de un vehículo involucrado en un accidente pueden ser revelados a un abogado que represente a la parte involucrada en el accidente. Virginia. Código 46.2-208(B)(17).
Información que no se puede compartir
Sin una orden judicial, el DMV no puede compartir los siguientes datos con ninguna entidad que no sea el titular de los datos o su representante:
- Documentos de prueba que los clientes presentan para obtener una licencia de conducir o tarjeta de identificación.
- El indicador dentro de los registros del DMV que refleja el tipo de documentos de prueba presentados para obtener una credencial del DMV, excepto cuando sea necesario para fines de registro de votantes bajo Va. Código § 46.2-208.1.
- La solicitud que los clientes llenan para obtener una credencial del DMV.
- Liberación masiva de fotografías. Si bien las entidades gubernamentales y las fuerzas del orden pueden solicitar fotografías individuales para uso oficial en virtud de Va. Código 46.2-208(B)(9), Es posible que el DMV no permita el acceso a todas las fotografías para fines de búsqueda a ninguna entidad.
Métodos de divulgación de datos
Las unidades de trabajo dentro del DMV son responsables de revisar cualquier solicitud de datos y determinar si el solicitante tiene derecho a la información según la ley. Si una excepción legal permite que el solicitante reciba datos del DMV, hay varias maneras en que los datos pueden transmitirse de manera segura.
Los clientes que hagan solicitudes pequeñas o individuales pueden recibir registros por correo. El solicitante deberá proporcionar el motivo de la solicitud y certificar que la información que proporciona al DMV es verdadera y precisa. El método más común de solicitud de datos individuales es a través del formulario de Solicitud de Información.
El DMV no enviará por email rutinariamente la información del cliente a un solicitante, ya que el email regular no es un método seguro para divulgar registros del DMV que contengan información personal. Sin embargo, el DMV tiene acceso a un servicio de email seguro que se puede emplear a pedido.
Los solicitantes de datos que buscan información de los registros del DMV de manera regular deben celebrar un acuerdo de uso con el DMV antes de obtener acceso electrónico a la información del cliente. Este acuerdo crea los términos vinculantes bajo los cuales el solicitante puede acceder a los datos, incluida la limitación del uso de los datos al propósito permitido por la ley que permite al solicitante recibir los datos.
Las entidades que acceden electrónicamente a los registros del DMV deben mantener suficientes protecciones para cumplir con los requisitos de seguridad de tecnología de la información del DMV y del Commonwealth.
Solicitar un Acuerdo de Uso del DMV para uso no gubernamental
Solicitar un Acuerdo de Uso del DMV para uso del Gobierno
Ley de Libertad de Información (FOIA)
FOIA, Virginia. El Código § 2.2-3700, et seq., identifica las circunstancias bajo las cuales un organismo público como el DMV debe producir registros en respuesta a una solicitud.
El Código de Virginia § 2.2-3704 establece que todos los registros públicos están abiertos a los ciudadanos de la Commonwealth "salvo que la ley disponga específicamente lo contrario". De conformidad con Va. Código § 46.2-208(A), todos los registros que contengan información personal, del conductor o del vehículo se consideran privilegiados. El DMV no está autorizado a divulgar dicha información confidencial, excepto en ciertas situaciones enumeradas en Va. Código § 46.2-208(B).
En otras palabras, los datos que están protegidos por las leyes de privacidad descritas anteriormente no se pueden obtener mediante la presentación de una solicitud FOIA al DMV.
Corredores de datos
Un corredor de datos es una entidad que compra y agrega datos de múltiples fuentes para diversos fines finales.
El DMV no puede divulgar los datos del cliente a un corredor de datos con el propósito de que el corredor de datos agregue y revenda los datos con fines de lucro. Como se describe anteriormente, el DMV no puede divulgar ninguna información de los registros de clientes de la agencia sin que el solicitante establezca que tiene un propósito permisible según la ley para recibir y usar los datos.
El DMV no puede divulgar datos para que se utilicen únicamente con fines de mercadeo.
Las leyes de privacidad y los procedimientos del DMV permiten que las entidades con derecho a recibir datos del DMV lo hagan utilizando un agente autorizado. El agente actúa como facilitador entre el DMV y la entidad a la que se le permite acceder a los datos del DMV, y el agente no puede usar los datos para ningún otro propósito. Se requiere que el agente celebre un acuerdo con el DMV, que restringe el uso de los datos al propósito autorizado del usuario final. El DMV se refiere a estos agentes como proveedores de servicios externos.
Controles del DMV
El DMV reconoce que su obligación de proteger los datos de los clientes va más allá de requerir acuerdos legales para regir el uso de los datos del DMV por parte del solicitante. El DMV actúa como el guardián de los registros de nuestros clientes y toma esa responsabilidad muy en serio. Como tal, las siguientes protecciones están vigentes incluso después de que los datos se divulguen a un solicitante autorizado.
Seguimiento y Monitoreo
Cada vez que se divulgan datos de la base de datos del cliente, el DMV hace una anotación en el registro del cliente individual para reflejar qué datos se divulgaron, a quién y con qué propósito. De conformidad con el acuerdo de uso, las entidades que reciben datos del DMV electrónicamente deben proporcionar una explicación al DMV para cada acceso del cliente que lo solicite. El titular del acuerdo de uso también está obligado a mantener registros para establecer que cada acceso se realizó con un propósito permitido durante tres años. Los clientes del DMV tienen el derecho de revisar la información relacionada con el acceso a sus registros. El DMV cumple con los requisitos establecidos en la Ley de Prácticas de Recopilación y Difusión de Datos del Gobierno, Virginia. Código § 2.2-3800, et seq.
Capacitación
El DMV requiere capacitación anual en seguridad de tecnología de la información para todos sus empleados y todos los usuarios individuales que tienen credenciales seguras para acceder electrónicamente a los registros del DMV. La capacitación proporciona orientación sobre las formas correctas de acceder a la información del DMV en el curso de los negocios y explica las consecuencias del uso indebido y el acceso no autorizado a los registros del DMV. Todos los empleados y destinatarios de datos del DMV están informados de la política de tolerancia cero del DMV para acceder a los datos de los clientes sin un propósito comercial autorizado.
Auditoría
Los acuerdos de uso del DMV contienen disposiciones legales que permiten a la agencia auditar a cualquier destinatario de datos del DMV en cualquier momento para garantizar el uso adecuado de los sistemas y la información del DMV. El centro de trabajo de Auditoría de Datos y Cumplimiento del DMV es responsable de realizar auditorías in situ y en papel de las entidades que tienen acceso permitido a los registros del DMV para garantizar que se cumplan todos los requisitos legales y de seguridad. Las entidades que se encuentren en violación del acuerdo de uso del DMV están sujetas a la terminación de su acceso a los registros del DMV.
Acceso no autorizado
Aunque el DMV ha tomado medidas extensas para proteger los datos de los clientes contra violaciones, mal uso o fraude, es posible que ocurra un acceso no autorizado. El DMV tiene un protocolo interno de respuesta a incidentes para garantizar que se tomen medidas inmediatas para terminar cualquier uso no autorizado, mitigar los daños y notificar a las partes afectadas.
De conformidad con Va. Código § 18.2-186.6, El DMV debe notificar a la persona a cuyos datos se ha accedido, así como a la Oficina del Procurador General, en caso de que se vea el registro de un cliente sin una razón comercial permitida.
Ingresos por publicación de datos
Los clientes a menudo le preguntan al DMV por qué la agencia "vende información del cliente".
De conformidad con Va. Código § 46.2-208(C) y Va. Código § 46.2-214, El DMV puede "cobrar razonablemente" por proporcionar información de los registros del Departamento. La Ley de Protección de la Privacidad del Conductor también permite a las autoridades estatales de vehículos motorizados cobrar una tarifa administrativa por divulgar datos. Los datos divulgados a las entidades gubernamentales deben proporcionar gratis si los datos se emplearán para fines oficiales, y la entidad no cobra al DMV por los datos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que el DMV no puede divulgar los datos del cliente con el propósito de recibir una tarifa o aumentar los ingresos. La autoridad del DMV para divulgar datos está controlada por los estatutos de privacidad mencionados anteriormente, y no se pueden divulgar datos del cliente a menos que el solicitante cumpla con los requisitos establecidos en la ley.
Si bien el cobro de una tarifa por la producción de datos está autorizado por las leyes federales y estatales, los ingresos se utilizan para cubrir los costos de mantenimiento preciso y seguro de la información y los sistemas del DMV.
El DMV incurre en costos en forma de personal y gastos generales relacionados con la creación y actualización de los registros, la programación del sistema y la seguridad y el mantenimiento de la tecnología de la información. El departamento de administración de datos del DMV consta de más de 40 personas encargadas de revisar, ejecutar y renovar los acuerdos de uso de datos, revisar y mantener la integridad de los datos de los clientes, responder a las solicitudes de información de los clientes y auditar a los clientes de uso de datos para garantizar el cumplimiento de todas las disposiciones contractuales. La unidad de trabajo Auditoría y cumplimiento de datos viaja a las ubicaciones de los clientes de uso de datos para revisar los procesos y realizar auditorías.
El DMV también cuenta con un personal de especialistas en seguridad de la información para proteger la información de los clientes del DMV de amenazas externas o internas.
Finalmente, el DMV incurre en costos de mainframe asociados con el mantenimiento y la búsqueda de datos a través de la red de tecnología de la información del estado.