Debe mantener registros detallados de kilometraje y combustible para cada vehículo que registre bajo IFTA. Estos registros deben conservarse durante un período de cuatro años, ya sea a partir de la fecha de vencimiento del informe trimestral o a partir de la fecha en que presente el informe trimestral, lo que ocurra más tarde. Si lo solicita, debe poner estos registros a disposición del Departamento de Vehículos Motorizados de Virginia o cualquier otra jurisdicción que sea miembro de IFTA.
Se pueden imponer evaluaciones y multas si no tiene estos registros. Además, el incumplimiento continuo de lo anterior puede resultar en la suspensión o revocación de su licencia IFTA.
Registros aceptables de kilometraje y combustible
Debe mantener registros detallados de kilometraje y combustible. Se sugiere y recomienda un informe de viaje estandarizado.
Los documentos fuente aceptables deben incluir toda la siguiente información:
- Nombre del transportista
- Número de unidad de vehículo
- Fecha del viaje (inicio y fin del viaje)
- Origen y destino del viaje (ciudad y estado)
- Lecturas iniciales y finales del cuentakilómetros/hubodómetro del viaje
- Rutas de viaje
- Millaje por jurisdicción
- Total de millas de viaje
- Compras minoristas de combustible y retiros de combustible del almacenamiento a granel realizados durante el viaje
- Resúmenes mensuales y trimestrales de kilometraje y combustible
También debe incluirse la siguiente información:
- Nombre del conductor por vehículo
- Paradas intermedias (ciudad y estado)
Un dispositivo de registro electrónico (ELD) está diseñado para cumplir con los criterios de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA) para registrar con precisión el tiempo de conducción de un conductor para el cumplimiento de las horas de servicio.
El Plan de Registro Internacional (IRP) y el Acuerdo Internacional sobre el Impuesto sobre el Combustible (IFTA) permiten el uso de dispositivos electrónicos para documentar la distancia del vehículo por jurisdicción, siempre que se mantengan los datos de respaldo requeridos para fines de auditoría. Esta tabla demuestra algunas de las diferencias y similitudes clave entre un ELD y un dispositivo de registros electrónicos IFTA / IRP compatible.
Registros aceptables de compra de combustible al por menor
Debe mantener registros completos de todo el combustible comprado o recibido, incluido el almacenamiento minorista y a granel utilizado en su negocio.
Los documentos aceptables para verificar las compras minoristas de combustible para uso en carretera son los siguientes:
- Recibo
- Factura
- Recibo de tarjeta de crédito
- Factura automatizada generada por el proveedor
- Listado del proveedor que detalla las compras de combustible y los impuestos pagados
Estos documentos deben contener la siguiente información:
- Fecha de compra
- Precio por galón/litro y/o monto total de venta
- Nombre y dirección del vendedor
- Número de unidad de vehículo
- Número de galones o litros comprados
- Nombre del comprador
- Tipo de combustible
Nota: Si el vehículo está arrendado, el recibo de combustible puede estar a nombre del arrendador o del arrendatario, siempre que se pueda establecer una conexión legal con el transportista que presenta el informe trimestral de IFTA.
Registros aceptables de almacenamiento de combustible a granel
Si mantiene almacenamiento de combustible a granel, debe tener a mano registros de compras, retiros e inventario.
Las facturas de proveedor que contienen la siguiente información son aceptables como prueba de compras de combustible a granel:
- Fecha de compra
- Tipo de combustible
- Nombre y dirección del vendedor
- Precio por galón/litro y/o monto total de venta
- Número de galones o litros comprados
- Nombre del comprador
El retiro de combustible del inventario debe contener la siguiente información:
- Fecha de retiro
- Número de unidad de vehículo
- Número de galones o litros extraídos
- Registros de inventario mensuales (inventario inicial y final respaldado por lecturas de varilla/medidor)
- Tipo de combustible
Nota: Un registro de combustible retirado del almacenamiento a granel debe distinguir el combustible colocado en vehículos calificados de otros usos individuales.