Los navegadores recomendados son Google Chrome e Internet Explorer. Con Internet Explorer, deberá convertirlo en un sitio confiable. A continuación se detallan los pasos a seguir:
- Seleccione el icono Herramientas en Internet Explorer.
- Elija "Opciones de Internet".
- Seleccione la pestaña "Seguridad".
- Haga clic en "Sitios de confianza".
- Haga clic en el botón "Sitios".
- En "Agregar este sitio web a la zona", ingrese la URL de VAETS y haga clic en Agregar.
- Haga clic en Cerrar y luego en Aceptar para salir.
El Contacto Principal está autorizado a tomar decisiones oficiales y establecer una cuenta para realizar transacciones del Impuesto sobre los Combustibles de Motor o del Impuesto sobre las Ventas de Combustibles para Vehículos Motorizados. El contacto principal tiene la capacidad de agregar o eliminar usuarios a su cuenta y realizar negocios en nombre de la empresa.
Si ha notificado al DMV que usted es el contacto principal, entonces no tiene nada más que hacer en este momento.
NOTA: Si no se ha comunicado con el DMV para actualizar el contacto principal de su negocio, envíe un correo electrónico al DMV a VAETS_Support@dmv.virginia.gov y proporcione la siguiente información:
- Nombre de la empresa
- Número de licencia
- Tipo de licencia
- Nombre de contacto principal: Esta persona tiene la autoridad para tomar decisiones comerciales oficiales en referencia a su cuenta al realizar transacciones de impuestos sobre combustibles de motor en el estado de Virginia.
- Dirección de correo electrónico del contacto principal
- Número de teléfono de contacto principal
- Dirección de ubicación física
- Dirección de correo
Su información, si es diferente del contacto principal:
- Nombre
- Título
- Teléfono
Para crear su cuenta VAETS, se le pedirá que ingrese la siguiente información:
- Nombre de usuario actual
- Número de identificación fiscal (TIN) o FEIN
- Dirección de correo electrónico
- Dirección de correo electrónico confirmada
Sí. Un contacto principal puede ser el principal en varias cuentas y un usuario puede ser asignado a varias cuentas principales.
Revisa la carpeta de correo no deseado o correo no deseado de tu cuenta de correo electrónico para ver si el correo electrónico se ha entregado allí en lugar de tu bandeja de entrada de correo electrónico. Si no recibe el correo electrónico del código de seguridad después del plazo de una hora en que caduca el código, comuníquese con la dirección de correo electrónico de soporte de VAETS para obtener ayuda.
Sí, podrá utilizar la antigua hoja de cálculo ASCII para generar los archivos de devolución. El sistema VAETS tiene la capacidad de procesar archivos generados por la antigua hoja de cálculo ASCII.
La versión VAETS de la hoja de cálculo ASCII está diseñada para su uso con el nuevo sistema. Los encabezados de columna designan claramente si un campo es "Obligatorio" u "Opcional" según el tipo de impuesto. Los campos que no son necesarios para que los contribuyentes presenten sus declaraciones se han eliminado de la hoja de cálculo VAETS ASCII revisada.
Se recomienda que todos los contribuyentes comiencen a usar la hoja de cálculo VAETS ASCII revisada, ya que contiene todos los campos necesarios para enviar su declaración.
Cuando cargue y envíe su archivo EDI, se pondrá en cola para su procesamiento de inmediato. Una vez que el archivo está en el estado de "En cola", puede realizar otras transacciones en el sistema o salir y volver a verificarlo más tarde. El estado cambiará a "Procesando" cuando el archivo se valide en busca de errores. Si el archivo no tiene errores, verá que el número de devoluciones se calcula con el estado de "creando declaración". El tiempo que tarda el archivo en completar el procesamiento varía según el tamaño del archivo
- Si su archivo tiene menos de 50000 transacciones, espere que el tiempo de procesamiento sea de30 minutos a una hora.
- Si su archivo supera 50000 transacciones, el tiempo de procesamiento podría demorar varias horas.
El sistema generará un correo electrónico para notificarle cuando el archivo haya sido recibido y esté en cola para su procesamiento. Recibirá un segundo correo electrónico una vez que se haya procesado el archivo o se hayan detectado errores.
Si existen errores con su archivo EDI, el sistema mostrará el número de errores. Para ver los detalles del error, haga clic en el botón Exportar errores que generará el informe de errores en formato XML.
Después de corregir los errores, el archivo original debe descartarse haciendo clic en el botón Descartar y el archivo corregido se vuelve a cargar en VAETS.
Sí. VAETS reconoce el original y las enmiendas y las trata como presentaciones separadas.
La opción Archivar solo se muestra para una carga EDI que se ha procesado correctamente sin errores.
Esta función permite al declarante almacenar la carga EDI con fines históricos y administrar su vista de lista eliminando cargas exitosas pasadas. La función Archivar elimina un registro de transacción a la vez. El sistema VAETS crea un registro de auditoría de todas las transacciones, por lo que no es necesario archivar, pero está disponible para el archivador para la gestión de la vista de lista.
Nota: La carga EDI real reside en el sistema del declarante.
Las transacciones fuera de período dentro del archivo EDI crearán declaraciones enmendadas para ese período.
La Información y Monto Fiscal (TIA) incluye valores tales como: inventario inicial (excluye Proveedor y Operador de Terminal), ganancias o pérdidas, ajustes fiscales, etc.
Al igual que en el sistema anterior, los valores TIA no se incluyen en los archivos EDI. En VAETS, estos valores se ingresarán manualmente en los cronogramas de TIA y no se ingresarán en un campo en la declaración como se hizo anteriormente. Ya sea que se presente a través de EDI o entrada de datos web, el proceso para completar una declaración con valores de TIA requiere crear e ingresar manualmente los programas de TIA correspondientes antes de completar la presentación de una declaración.
Sí. La presentación se publicará en la página web de Transición a VAETS y se incluirá en una comunicación masiva por correo electrónico a los declarantes.
La información de ayuda se encuentra en la barra de navegación superior de VAETS. Haga clic en el enlace Ayuda para acceder.